Korrespondenzmanagement
Mehr Service durch effiziente Prozesse im Schriftverkehr
Sie möchten einen vollständigen Überblick über alle eingehenden elektronischen und schriftlichen Kundenanliegen haben sowie die Stärken und die Schwächen Ihrer Bearbeitung genau kennen, um sich immer weiter entwickeln zu können?
Im Korrespondenzmanagement gibt es je nach Unternehmen verschiedene Handlungsfelder mit einer unterschiedlichen Bandbreite. Von der Optimierung kleinerer bis hin zu größeren Lösungen ist alles dabei. Eine Standardlösung, die für alle gleichermaßen gilt, ist nicht realistisch. Sowohl Ihr Unternehmen als auch die Lösungen sind individuell und werden als Unikat gesehen.
Was ich für Sie tun kann
Ich hole Sie dort ab, wo Sie mit Ihrem Unternehmen gerade stehen und zeige Ihnen die verschiedenen Stellschrauben, die Ihren Kundenservice künftig immer besser machen.
Ich freue mich auf ein Gespräch mit Ihnen, in dem wir Ihre individuelle Fragestellung klären können.
Keywords
Korrespondenz, Dokumentenmanagement, Schnittstelle, OCR, Prozess, Begeisterung, Vertrieb, Cross Selling, Upselling, Kundenzufriedenheit, Revisionssicher, Archivierung, Automatisierung, CRM, Digitalisierung, E-Mail, Faxe, Brief, Facebook, Xing, Twitter, WhatsApp, Chat, Durchlaufzeit, Effizienz
Case Korrespondenzmanagement – Effizient, digital und kundenorientiert
Die Kundin Frau Meyer hat ein Anliegen, schreibt einen Brief und schickt ihn per Post. Dieser wird vom Unternehmen angenommen, aufgemacht und hier fängt die digitale Transformation an.
Nachdem der Brief gescannt wurde, wandelt eine Software ihn in einen elektronischen Text, der nun ausgelesen werden kann. Der Vorgang dauert nur Sekunden und das System weiß, wer die Kundin ist, welches Anliegen sie hat, wie der Bearbeitungsprozess inklusive die Priorität dafür aussieht und welches Team für die Bearbeitung zuständig ist.
Das Anliegen wird ins CRM-System revisionssicher abgelegt. Die Daten werden automatisch in das System übertragen und auf Plausibilität untersucht. Zusätzlich werden fehlende Informationen automatisch hinzugefügt, die der Brief beinhaltet hat.
Der nächste freie Mitarbeiter bekommt den Fall zur Bearbeitung. Er erhält wichtige Hinweise, die zu berücksichtigen sind und startet. Sobald die Briefvorlage für die Antwort geöffnet wird, fügt das System bereits die Grußformel, den Namen und den Abschlusssatz inklusive Signatur ein und bietet dem Mitarbeiter kundenorientierte Antwortbausteine zur Auswahl.
Da es sich um eine treue Kundin handelt, bekommt sie eine Aufmerksamkeit und eine Produktempfehlung basierend auf getätigten Käufe. Das Komplettpaket wird an den Versand zur Konfektion übergeben. Dort wird auf dem Umschlag sowie den einzelnen Vorlagen eine Codierung angebracht.
Der Bearbeitungsstatus ist jederzeit einsehbar, die Durchlaufzeiten dokumentiert. Und da Sie sich gerade in einer Marktforschung befinden, wird Frau Meyer nachträglich noch angerufen und zu ihrer Zufriedenheit befragt. Über die Aufmerksamkeit hat sie sich gefreut!
